Veelgestelde vragen

Een situatie waarin een bedrijf de betaling van zijn werknemers uitbesteedt en de verantwoordelijkheid voor hun officiële dossiers, enzovoort, aan een ander bedrijf overdraagt, wordt in het Nederlands vaak aangeduid als "uitbesteding van loonadministratie".

Payroll, ook wel bekend als een loonlijst, is een overzicht van werknemers van een bedrijf die recht hebben op vergoedingen en andere arbeidsvoorwaarden, inclusief de bedragen die elk van hen moet ontvangen.

Een loonstrook is een document dat werknemers ontvangen bij elke betaling en dat details bevat over hun salaris, belastinginhoudingen, sociale verzekeringen, pensioenbijdragen en andere relevante informatie. Het is belangrijk omdat het transparantie biedt over hoe het salaris is berekend en welke aftrekposten zijn toegepast.

Het maken van een loonstrook kan op twee verschillende manieren: handmatig of wat de meeste bedrijven tegenwoordig gebruiken, loonadministratie software. Een volledige loonstrook bestaat uit de volledige naam, adres, burgerservicenummer (BSN), bankgegevens, contractuele afspraken, salarisinformatie, inhoudingen en vergoedingen.

Brutoloon is het totale bedrag dat een werknemer verdient voordat er aftrekposten worden toegepast.
Nettoloon is het bedrag dat een werknemer ontvangt na aftrek van belastingen, sociale verzekeringen, pensioenbijdragen en andere inhoudingen.

Verlof op de loonstrook kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van het beleid van het bedrijf en de wet- en regelgeving in het betreffende rechtsgebied. Hier zijn enkele veelvoorkomende manieren waarop verlof op de loonstrook kan worden weergegeven:

1. Vakantiedagen/Snipperdagen: deze verlofdagen worden vaak apart vermeld op de loonstrook, samen met het saldo van nog niet opgenomen vakantiedagen.
2. Betaald Verlof: als een werknemer betaald verlof heeft opgenomen, wordt dit meestal weergegeven als een aparte regel op de loonstrook, waarbij het aantal opgenomen dagen wordt vermeld en het bijbehorende bedrag dat wordt uitbetaald voor deze dagen.
3. Onbetaald Verlof: wanneer een werknemer onbetaald verlof opneemt, kan dit ook apart worden vermeld op de loonstrook, met vermelding van de periode van het verlof en de impact ervan op het salaris van de werknemer.
4. Andere Vormen van Verlof: dit kan inclusief zijn van andere vormen van verlof, zoals ouderschapsverlof, zorgverlof, studieverlof, enzovoort. Elk type verlof wordt afzonderlijk vermeld op de loonstrook, samen met eventuele bijbehorende betalingen of aftrekposten.
5. Saldo Verlofuren: sommige loonstroken bevatten ook een overzicht van het saldo van verlofuren dat een werknemer nog heeft, na aftrek van opgenomen verlofdagen. Dit kan helpen bij het bijhouden van het resterende aantal verlofdagen dat een werknemer nog kan opnemen.

Het is belangrijk dat de loonstrook duidelijk en nauwkeurig de details van het verlof van de werknemer weergeeft, inclusief de opgenomen dagen, de bijbehorende betalingen of aftrekposten, en het resterende saldo van verlofuren. Dit draagt bij aan transparantie en zorgt ervoor dat werknemers een duidelijk overzicht hebben van hun verlofrechten en -opname.

Salarisadministratie, ook bekend als loonadministratie, omvat het proces van het uitbetalen van werknemers en het correct inhouden van de juiste bedragen aan loonheffingen.

Salarisadministratie wordt typisch beheerd door een accountant, een gespecialiseerd salarisadministratiekantoor, of door individuen zelf met behulp van softwareoplossingen. Bij Loonmeesters zijn we een gespecialiseerd salarisadministratiekantoor dat vertrouwt op VismaNmbrs voor een nauwkeurige en efficiënte afhandeling van de salarisadministratie.

Salarisadministrateurs, zoals wij van Loonmeesters, berekenen het salaris van werknemers en zorgen voor een tijdige uitbetaling. Daarnaast houden ze toezicht op de naleving van wetten en regelgeving met betrekking tot belastingen, vergoedingen en salarisadministratie.

- Loonberekening en -verwerking.
- Belastinginhoudingen.
- Het uitgeven van loonstroken.
- Beheer van sociale verzekeringen en pensioenen.
- Afhandeling van wettelijke verplichtingen, zoals loonaangifte en jaaropgaven.

- Persoonlijke gegevens van werknemers.
- Urenstaten of andere gegevens om het aantal gewerkte uren vast te stellen.
- Informatie over lonen en beloningen.
- Belastinggegevens en -aangiften.
- Gegevens over sociale verzekeringen en pensioenbijdragen.

- Naleving van belastingwetten en -regelgeving.
- Naleving van arbeidswetten met betrekking tot minimumloon, overuren, enzovoort.
- Correcte rapportage aan instanties zoals de Belastingdienst en pensioenfondsen.
- Bescherming van de privacy van werknemersgegevens volgens de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming).

- Nauwkeurigheid van gegevensinvoer.
- Het bijhouden van veranderingen in belastingwetten en regelgeving.
- Integratie met andere bedrijfssystemen, zoals boekhoudsoftware.
- Omgaan met complexe situaties zoals variabele inkomens, bonussen en onkostenvergoedingen.

- Investeer in geautomatiseerde salarisadministratiesoftware.
- Zorg voor regelmatige bijscholing van personeel om op de hoogte te blijven van veranderingen in wet-en regelgeving.
- Zorg voor goede communicatie met werknemers over salaris gerelateerde zaken.
- Voer regelmatig controles uit om fouten te identificeren en te corrigeren.
- Overweeg uitbesteding van salarisadministratie aan gespecialiseerde dienstverlener zoals Loonmeesters.

Belastingregels met betrekking tot salarisverwerking kunnen variëren afhankelijk van het rechtsgebied en de specifieke wetgeving die daar van toepassing is. Hier zijn echter enkele algemene belastingregels die vaak van toepassing zijn bij salarisverwerking:

1. Inkomstenbelasting: Werknemers worden belast op hun inkomen volgens de geldende inkomstenbelastingtarieven. Werkgevers zijn vaak verplicht om loonbelasting in te houden op het salaris van werknemers en dit rechtstreeks aan de belastingdienst af te dragen.
2. Sociale Zekerheidsbijdragen: Werknemers en werkgevers dragen vaak bij aan socialezekerheidsstelsels, zoals de AOW in Nederland of sociale zekerheidsbijdragen in andere landen. Deze bijdragen worden doorgaans berekend als een percentage van het salaris van de werknemer.
3. Pensioenbijdragen: In sommige landen kunnen werknemers verplicht zijn om bij te dragen aan een pensioenregeling. Dit kan gebeuren via inhoudingen op het salaris, die vervolgens worden overgemaakt naar het pensioenfonds.
4. Loonbelastingverklaringen: Werknemers moeten doorgaans een loonbelastingverklaring invullen waarin ze informatie verstrekken over hun belastingaangifte, aftrekposten en eventuele andere relevante details die van invloed zijn op de berekening van de loonbelasting.
5. Aftrekposten: Afhankelijk van de wetgeving kunnen bepaalde aftrekposten beschikbaar zijn voor werknemers, zoals aftrekposten voor hypotheekrente, studiekosten, giften aan goede doelen, etc. Deze aftrekposten kunnen het belastbaar inkomen van een werknemer verminderen.
6. Jaaropgaven: Aan het einde van het jaar zijn werkgevers vaak verplicht om jaaropgaven te verstrekken aan hun werknemers. Deze bevatten gedetailleerde informatie over het inkomen van de werknemer, de ingehouden belastingen en sociale premies, en andere relevante gegevens die nodig zijn voor de belastingaangifte van de werknemer.

Loonmeesters is een gespecialiseerd salarisadministratiekantoor in Alkmaar, met expertise in salarisverwerking en payroll. Loonmeesters is opgericht door Nicole de Lange en Astrid Verburg.

Onze experts van Loonmeesters hebben samen al meer dan 50 jaar ervaring in Payroll en hebben al meer den 150 tevreden klanten.

Bij Loonmeesters maken we gebruik van zowel Afas als VismaNmbrs voor onze dienstverlening.

Loonmeesters is in 2023 opgericht als dochteronderneming van TOP HR desk.